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Charte séjour

Des séjours, ouverts aux adhérents, sont organisés, dans le cadre ou non de la convention séjour avec le CRRP IDF

L’association ne peut proposer un séjour qu’à un adhérent de l’association en s’assurant que sa licence FFRP a été souscrite avec assurance. Tout adhérent désireux d’organiser ce type d’activité doit préparer un projet comprenant un descriptif succinct appelé Tableau Synoptique et un volet comptable appelé Tableau Financier. Ce volet comptable doit se présenter sous la forme d’un budget équilibré ; il permet de définir le coût du voyage par participant. Le (ou les) organisateurs peuvent faire appel au responsable tourisme de l’association pour le montage du séjour.

Le nombre de participants sera fonction, de la nature du séjour, du nombre d’animateurs présents et volontaires après acceptation par l’organisateur (ou les organisateurs) responsable.

Descriptif succinct : Date séjour, lieu, type d’hébergement, objet, durée, type de séjour, niveau de pratique, nombre de participants mini maxi, les animateurs.

Volet comptable : Estimation hébergement, convivialité, abonnement, location de matériel, assurance, covoiturage complet.

 

Macro-planning :

  • La proposition globale des séjours s’effectue au cours du dernier trimestre de l’année n-2 via la commission séjour pour présentation au bureau. Le CA entérine la proposition globale des séjours. L’organisateur effectue le chiffrage prévisionnel lors du 1er trimestre de l’année n-1 pour lancer l’enquête d’intention de participations à la fin de ce même trimestre.

  • L’enquête d’intention est lancée par la commission séjour. La commission séjour fait la synthèse des résultats de l’enquête. Elle communique à chaque organisateur la synthèse le concernant.

  • À l’issue de cette enquête, chaque organisateur, conjointement avec la commission d’animation, s’assure que chaque adhérent a le niveau suffisant pour participer au séjour pour lequel il a émis un souhait.

  • L’organisateur finalise son dossier (description complète et volet comptable précis) en se faisant aider si besoin du responsable tourisme.

Tableau Synoptique : Date séjour, lieu, type d’hébergement, objet, durée, type de séjour, niveau de pratique, nombre de participants mini maxi, les animateurs. Le programme des activités est détaillé de la 1ère matinée à la dernière soirée.

Tableau Financier :

  • estimation hébergement,

  • petits déjeuners, déjeuners et dîners,

  • visites touristiques,

  • convivialité,

  • abonnement, location de matériel,

  • coût des cotisations UEIT,

  • l’achat des cartes et/ou topoguides nécessaires à son organisation et qui appartiendront à l’association,

  • les frais de dossiers dont le montant est indiqué par le CA lors de la validation du séjour.

  • à cela s’ajoutent éventuellement les frais de reconnaissance (carburant, péage et hébergement) pour 2 personnes maximum et 1 voiture. Le coût de l’hébergement est limité à hauteur d’une nuitée pour 70 euros par chambre.

 

Chaque organisateur est seul responsable du choix de la date de transmission de son dossier pour validation par le CA. Après examen du dossier, le CA se prononce :

  • soit le projet est accepté tel quel,

  • soit le CA demande des modifications à l’organisateur,

  • soit le projet est refusé.

  • Si le CA valide le séjour pour son montant global, le dossier est transmis au responsable tourisme. Celui-ci tient compte du contexte du type de séjour, dans ou hors cadre de la convention tourisme, pour poursuivre les étapes indispensables au lancement des pré-inscriptions.

  • Après confirmation par le responsable tourisme, les pré-inscriptions peuvent être lancées. La date du lancement de ces préinscriptions est de la responsabilité de l’organisateur.

  • Lors de cette préinscription, l’organisateur indique le tarif estimé en fonction du nombre minimum et maximum de participants et demande un chèque de réservation. Cette préinscription vaut pour engagement et n’est remboursable, hormis les frais de dossier, que si le préinscrit est remplacé par un nouveau participant.

 

L’organisateur réajuste éventuellement le tarif proposé par rapport au nombre de participants pour effectuer la phase suivante : inscription définitive. Si le séjour est effectué dans le cadre de la convention tourisme, il s’assure, avec l’aide du responsable tourisme,  que l’ajustement du tarif, ne modifie pas le montant des frais revenant à la FFRandonnée.

  •  Le solde du séjour ainsi que le montant des assurances facultatives afférentes sont appelés lors de l’inscription définitive.

 

Modalités de remboursement 

Si après l’inscription définitive un participant se désiste, le remboursement ne peut intervenir que si :

  • Le participant a souscrit une assurance annulation et le motif de son désistement correspond à un cas prévu. C’est l’assurance souscrite par l’adhérent qui est en charge du remboursement du séjour, directement auprès de l’adhérent.

  • Le motif du désistement n’est pas pris en charge par l’assurance ou le participant n’a pas souscrit d’assurance mais un adhérent peut le remplacer. Le nouveau participant effectue le règlement de la totalité du séjour puis l’association rembourse l’ex participant hormis les frais de dossier.

Défraiement des organisateurs

Certains séjours obligent à un déplacement sur place pour une meilleure connaissance de l’environnement. Ce déplacement, s'il a lieu, doit faire l'objet d'une validation préalable par le CA. L’organisateur peut prétendre à récupérer les montants de carburant, péages et hébergement qu’il a engagés dans la limite décrite dans la partie tableau financier. Ces montants sont répercutés sur les tarifs des séjours tout comme l’achat des cartes et/ou topoguides nécessaires à son organisation.

 

Critères de Choix des participants aux séjours.

Les critères de choix des participants ont pour objectif de faciliter l’accès au séjour au plus grand nombre.

Si 2 participants souhaitent partir ensemble les critères retenus pour les 2 sont ceux les moins favorables des 2 participants – la non-sélection de l'un entraîne la non-sélection de l'autre.

 

  • C1 : L’organisateur ainsi que les animateurs retenus participent obligatoirement aux séjours.

  • C2 : L’aptitude. Un adhérent n’ayant que très peu, voir jamais, participé aux activités courantes de l’association peut être écarté en raison du manque de pratique ne permettant pas à l’organisateur/animateur d’être sûr de l’aptitude du participant à enchaîner les activités.

 

Établissement d’une cotation sous la forme bonus/malus à partir des critères suivants

  • C3 : Avoir répondu ou non à l’enquête d’intention : 1 point de bonus pour avoir répondu.

  • C4 : Participation régulière aux sorties « standards » : 1 point de bonus pour 5 sorties sur la saison en cours à la date des préinscriptions et la saison précédente.

  • C5 : Historique de participation aux séjours sur les 2 dernières années précédant la préinscription :  1 point de malus par nuitée sauf l’organisateur et les animateurs du séjour.

 

Les critères spécifiques peuvent être selon les séjours :

  • Si à l’issue de ce classement, il apparaît que le nombre de véhicules ou accompagnateurs supplémentaires nécessaire à l’organisation du séjour est insuffisant, les premiers sur la liste d’attente répondant aux critères recherchés sont sélectionnés.

  • Accompagnateurs complémentaires pour les sorties à choisir avec leur accord dans la liste des animateurs préinscrits et disposant des compétences d’orientation sur des parcours non reconnus par eux et dans l’ordre de leur classement.

  • Une attention particulière sera portée au conjoint de l’organisateur et de l’animateur.

 

Ce dernier filtre permet d’aboutir à la liste de sélection et l’établissement de l’ordre de la liste d’attente.

 

Les intervenants ;

Qui intervient : Organisateur sur l’ensemble de la procédure

Critère 2, 3, 4, 5 Commission Activité (marche et séjour)

La sélection est validée par le Président

 

Utilisation de la liste d’attente : En cas de désistement, sélection de la première personne de la liste d’attente avec prise en compte de la spécificité du désistement (covoiturage, accompagnateurs de sorties, hébergement).

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