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Charte séjour

Des séjours sont ouverts aux adhérents de notre association s’ils sont titulaires d’une licence FFRandonnée souscrite avec assurance.

Les offres de séjours, pour une année donnée, doivent permettre à la grande majorité des adhérents d’y participer.

Chaque adhérent peut proposer et organiser un séjour de randonnée.

Les grandes étapes

Établissement du programme séjour

Le programme séjour est établi à partir de propositions suffisamment renseignées (destination, type, durée, mode d’hébergement nombre de participants, dates souhaitées, fourchette de prix) et retenues pour respecter une cohérence sur l’année. Il est également possible de proposer un séjour «au fil de l’eau».

Enquête d’intention

Le programme pourra faire l’objet d’une enquête auprès des adhérents permettant de vérifier l’intérêt et le dimensionnement des séjours proposés

Dossiers descriptifs

Après validation du programme séjour, les organisateurs établissent un dossier détaillé composé d’une notice d’information détaillée, d’une synthèse journalière du déroulé du séjour, d’un tableau financier en s’appuyant sur les documents de référence.

Inscriptions

La procédure d’inscription se déroule en 2 étapes :

• Une phase de préinscription permettant de recueillir les candidatures au séjour, de vérifier le niveau requis pour participer au séjour, de procéder à une sélection lorsque le nombre de candidatures est supérieur au nombre de places proposées. Elle se matérialise par la remise d’un bulletin de pré-inscription signé, accompagné d’un chèque de réservation.
• Une phase d’inscription définitive permettant de souscrire aux assurances optionnelles (annulation/interruption, bagages, rapatriement). Elle se matérialise par la remise d’un bulletin signé accompagné de l’ensemble des règlements qui seront encaissés selon l’échéancier indiqué sur le bulletin d’inscription. Cette inscription vaut engagement de la part de l’adhérent signataire et ne peut faire l’objet d’un remboursement sauf cas particulier (cf. § Remboursement d’un séjour).

Réunion préparatoire

S’il le juge nécessaire, l’organisateur pourra réunir les participants peu avant le départ pour finaliser l’organisation du transport, l’organisation de l’hébergement et transmettre les recommandations sur les affaires à emporter, les consignes à respecter et répondre aux questions des participants.

Déroulement du séjour

Le séjour se déroule selon le programme prévu. Des adaptations peuvent cependant être nécessaires, en cas d’imprévu (météo, incident, …), soit sur le déroulé de la journée, soit sur les parcours prévus.

Clôture du séjour

Au-delà du bilan financier, le séjour donne lieu à un compte-rendu sur son déroulé et les faits marquants.

Les règles financières

Engagement de dépenses

Si l’instruction d’un séjour le nécessite, les organisateurs peuvent effectuer une reconnaissance. Ce déplacement, s'il a lieu, doit faire l'objet d'une validation préalable par le CA. La reconnaissance ouvre droit au remboursement des frais kilométriques (suivant le barème de l’association) aux frais de péages et à l’hébergement d’une nuitée dans la limite fixée par le barème de l’association pour 2 personnes maximum.

L’organisateur ne peut engager aucune autre dépense tant que la proposition de séjour n’est pas définitivement validée par le CA.

Remboursement d’un séjour

Si après l’inscription définitive un participant se désiste, le remboursement ne peut intervenir que dans les conditions suivantes :

• S’il a souscrit à une assurance annulation et si le motif de son désistement correspond à un cas prévu par le contrat d’assurances. C’est l’assurance souscrite par l’adhérent qui se charge du remboursement du séjour, directement auprès de l’adhérent.
• Si le motif du désistement n’est pas pris en charge par l’assurance ou si le participant n’a pas souscrit d’assurance, le seul recours est de trouver un adhérent remplaçant. Le nouveau participant effectuera le règlement de la totalité du séjour et l’association remboursera l’ex participant hormis les frais de dossier dont le montant est indiqué dans la notice d’information du séjour.
• Le montant du covoiturage n'étant pas remboursé dans le cadre des assurances annulations, il reste entièrement dû par le participant (sauf en cas de remplacement par un autre adhérent).

Si un séjour fait apparaitre un excédent financier, il sera reversé aux adhérents sauf si le montant est inférieur ou égal à 5€ par participant.

Critères de sélection des participants à un séjour

Les critères de choix des participants ont pour objectif de faciliter l’accès aux séjours par le plus grand nombre. Ils sont utilisés en cas de pré-inscriptions supérieures au nombre de places disponibles.

Les critères les plus pénalisants seront appliqués si 2 participants souhaitent partir ensemble (fiche d’inscription commune). Dans ce cas, la non-sélection de l'un entraîne la non-sélection de l'autre.

Critères absolus :

• Critère 1 : L(es)’organisateur(s)et animateur(s)retenus participent obligatoirement au séjour.
• Critère 2 : La participation régulière aux activités soit a minima 5 sorties sur les 12 derniers mois.

Établissement d’un ordre hiérarchique à partir du critère suivant :

• Critère 3 : Historique de participation aux séjours sur les 24 derniers mois précédents la pré-inscription (1 point de malus par nuitée). Les organisateurs d’un séjour sont dispensés de points pour les séjours qu’ils ont organisés.
• En cas d’un nombre de points équivalent, un tirage au sort est effectué entre les personnes concernées.

Des critères spécifiques peuvent être appliqués. Ainsi, s’il apparaît que le nombre de véhicules, et/ou animateurs, ou composition des chambrées, nécessaires à l’organisation du séjour sont insuffisants, ou en cas de désistement, le premier sur la liste d’attente qui répond au critère recherché sera sélectionné.

Rôles et responsabilités

Organisateur de séjour

Il construit son séjour en s’appuyant autant que de besoin sur le responsable tourisme et en suivant la procédure détaillée dans le guide de procédure séjour validée par le Conseil d’Administration.

Responsable tourisme

Il anime toute la procédure séjour et vérifie la conformité du dossier détaillé d’un séjour avant sa présentation au Conseil d’Administration pour validation. Il est le correspondant de l’association vis-à-vis des structures tourisme de la FFRandonnée.

Conseil d’Administration

Il procède aux validations aux différentes étapes : programme séjours, reconnaissance préalable, dossier détaillé. Il peut soit valider en l’état, soit demander des modifications, soit refuser. Il établit annuellement les barèmes de remboursements.